Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform datenschutzkonform.ch mit den Modulen DSMS+ (Datenschutz-Managementsystem), VMS+ (Vertragsmanagement) und ISMS+ (Informationssicherheits-Managementsystem) (nachfolgend «Plattform») ist:

binary shift GmbH
Gönhardweg 26, 5000 Aarau, Schweiz
UID: CHE-303.852.283
E-Mail: info@datenschutzkonform.ch
Telefon: +41 62 559 90 18

2. Rollenverteilung: Verantwortliche und Auftragsbearbeiterin

Für die Inhalte, die unsere Kunden und deren Benutzer in den Modulen der Plattform erfassen (z. B. Bearbeitungsverzeichnisse, Verträge, Vorfalls- und Anfragedokumentation), ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich. Die binary shift GmbH bearbeitet diese Daten ausschliesslich im Auftrag des Kunden als Auftragsbearbeiterin; Grundlage ist die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (ADV), die in den Einstellungen der Plattform zum Download bereitsteht.

Diese Datenschutzerklärung betrifft die Personendaten, die wir als Verantwortliche für den Betrieb der Plattform bearbeiten.

3. Bearbeitete Personendaten

Beim Betrieb der Plattform bearbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Konto- und Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit und Rolle
• Authentifizierungsdaten: Passwort (ausschliesslich als kryptografischer Hash), Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitstempel, technische Logdaten der Cloud-Infrastruktur
• Einstellungsdaten: z. B. Darstellungs- und Benachrichtigungseinstellungen
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Support-Anfragen per E-Mail

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten die genannten Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Plattform und Erfüllung des Nutzungsvertrags (Vertragserfüllung)
• Gewährleistung von Betrieb, Stabilität und Informationssicherheit, Missbrauchsverhinderung (berechtigtes Interesse)
• Support und Kommunikation mit Benutzern (Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag), lit. f (berechtigte Interessen) und lit. c (rechtliche Verpflichtung) DSGVO; für optionale E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. E-Mail-Benachrichtigungen

Die Plattform kann Sie optional per E-Mail an anstehende Fristen und Termine erinnern (z. B. Vertragsfristen, Review- und Audittermine). Diese Benachrichtigungen sind standardmässig deaktiviert und werden nur versendet, wenn Sie sie in den Einstellungen aktivieren (Opt-in). Sie können die Benachrichtigungen dort jederzeit wieder deaktivieren.

6. Hosting und Weitergabe an Dritte

Die Plattform wird auf der Cloud-Infrastruktur Google Firebase (Google Cloud) betrieben. Vertragspartnerin ist die Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland; Konzernobergesellschaft ist die Google LLC mit Sitz in den USA. Die Datenhaltung erfolgt primär in der Region Zürich (europe-west6).

Soweit dabei Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, übermittelt werden können, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das Swiss-US Data Privacy Framework.

Eine Weitergabe von Personendaten an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt. Im Übrigen geben wir Personendaten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

7. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies und lokale Speichertechnologien (z. B. für die Anmeldesitzung, die Authentifizierung und gespeicherte Darstellungseinstellungen wie den Dark Mode). Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt und keine Analyse-Tools von Drittanbietern zu Werbezwecken verwendet.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere:

• Verschlüsselung sämtlicher Verbindungen mit TLS und Verschlüsselung der gespeicherten Daten (Encryption at Rest)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Benutzerkonten
• rollenbasiertes Berechtigungskonzept und strikte logische Mandantentrennung auf Datenbankebene
• Betrieb in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren, redundante Infrastruktur und regelmässige automatisierte Sicherungen

9. Aufbewahrung und Löschung

Wir bearbeiten Personendaten so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, in der Regel für die Dauer des Nutzungsvertrags bzw. des Bestehens des Benutzerkontos, sowie darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Beendigung des Nutzungsvertrags werden Kundendaten gemäss der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung innert 90 Tagen gelöscht; Daten in Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Rotation automatisch überschrieben.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Bearbeitung, auf Datenherausgabe bzw. -übertragung sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen und erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an info@datenschutzkonform.ch. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Kunde von uns in der Plattform über Sie erfasst hat, leiten wir es an den verantwortlichen Kunden weiter bzw. verweisen Sie an diesen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), im Anwendungsbereich der DSGVO bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen, insbesondere bei Änderungen der Plattform, der eingesetzten Dienstleister oder der Rechtslage. Es gilt die jeweils aktuelle, in den Einstellungen der Plattform abrufbare Fassung.